Tios (turnen is onze sport)

Privacybeleid van gym- en turnvereniging T.I.O.S.

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hiervoor heeft TIOS dit Privacy Beleid opgesteld.

Dit Privacy Beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die GYM- EN TURNVERENIGING T.I.O.S. in Erica (hierna genoemd TIOS) verwerkt van haar leden, donateurs, vrijwilligers of andere belanghebbenden.

TIOS kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten en activiteiten van onze vereniging en/of omdat u zelf deze gegevens bij het invullen van een inschrijf- en/of aanmeldingsformulier aan TIOS verstrekt. Wanneer u niet de gevraagde persoonsgegevens aan ons verstrekt, kunnen wij u niet de gevraagde diensten leveren en kunt u niet deelnemen aan de aangeboden activiteiten.

Indien u (en /of uw minderjarige kind) lid wordt van TIOS, u TIOS sponsoren wilt, u TIOS een donatie doet of u om een andere reden persoonsgegevens aan TIOS verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens (en/of van uw minderjarige kind) in lijn met dit Privacy Beleid te verwerken.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: TIOS, KvK nummer: 40048546.

2. Gegevensverwerking en doeleinden

2.1

In het kader van uw lidmaatschap en/of overeenkomst worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

1. voor- en achternaam;
2. adresgegevens eventueel postadres;
3. telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s);
4. geboortedatum, ingangsdatum van lidmaatschap/overeenkomst;
5. overige persoonskenmerken die benodigd kunnen zijn voor TIOS, zoals bv social-media accounts.

2.2

TIOS verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (onderstaande is eventueel aan te passen door TIOS)

1. naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor afhandeling van het lidmaatschap, overeenkomst, donateurschap en de eventuele opzegging daarvan;
2. 06 nummer wordt gebruikt om via WhatsApp (TIOS WhatsApp groep) contact te houden. U kunt er zelf voor kiezen om deze groep (tijdelijk) weer te verlaten.
3. 06-nummer kan gebruikt worden om in geval van incidenten tijdens de gymles en andere activiteiten contact op te nemen de ouders/verzorgers van een kind of een partner van een lid, vermeld als ICE (In Case of Emergency) contact;
4. naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van TIOS;
5. naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen;
6. geboortedatum wordt gebruikt om te bepalen en bij te houden in welke groepen u lessen kunt en mag nemen;
7. alle gegevens incl. de ingangsdatum van lidmaatschap worden gebruikt voor het Lief- en Leedbeleid van TIOS;
8. naam kan gebruikt worden in een onderschrift bij een afbeelding op de website;
9. mocht u als niet lid via e-mail contact opnemen met TIOS dan zullen deze persoonsgegevens na dit initiële contact NIET verder gebruikt worden. Deze gegevens zullen derhalve direct vernietigd worden.

2.3

Informatie

Uw naam, telefoonnummer en e-mail adres kunnen worden gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met TIOS en u te informeren over de ontwikkelingen van TIOS en haar activiteiten en reünie doeleinden.

2.4

E-mail berichtgeving

TIOS gebruikt uw naam en e-mailadres NIET voor e-mail nieuwsbrieven van derden.
TIOS kan u echter via e-mail op de hoogte brengen van wat binnen TIOS speelt.

2.5
Beperking gegevensoverdracht

TIOS zal uw gegevens op geen enkele wijze aan derden verkopen dan wel doorspelen, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

TIOS zal uitsluitend die persoonsgegevens van u aan de Nederlandse gymsportbond (KNGU) verstrekken, die nodig zijn voor de diensten die bij de KNGU worden afgenomen.

TIOS zal uitsluitend die persoonsgegevens van u (indien van toepassing) aan de werkgever (STK Drenthe) verstrekken, die nodig zijn voor de diensten en professionele ondersteuning die bij STK Drenthe worden afgenomen.

3. Bewaartermijnen

TIOS verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens verzameld worden, doch minimaal gedurende de duur van uw lidmaatschap en zeven jaar na afloop van dit lidmaatschap wanneer het (wettelijke) verplichtingen betreffen. Indien er gegevens zijn die historische waarde hebben voor de vereniging, dan worden deze gegevens bewaard, totdat u aangeeft dit niet meer te wensen. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

4.1
Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft TIOS passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. (geen gevoelige data op de website)

4.2
Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt TIOS geen gebruik van diensten van derden, een zogenaamde verwerker en verwerkingsovereenkomst is derhalve niet van toepassing..

5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

5.1
Via de ledenadministratie van TIOS kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. TIOS zal uw verzoek in behandeling nemen en u, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.

5.2
Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.

5.3
Indien u klachten hebt over de wijze waarop TIOS uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de voorzitter van het bestuur.

5.4
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy beleid kunnen worden gericht aan de voorzitter van het bestuur.

6. Wijzigingen

Dit Privacy Beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website van TIOS bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacy Beleid te bekijken.

Het bestuur van TIOS

27 november 2018

Versie 1.3